Compliance en dossiers

AVG voor een gemeente: registers, verwerkers en rollen

Gemeenten verwerken persoonsgegevens op grote schaal, van burgers tot medewerkers. De AVG is voor hen strenger: een FG is verplicht en er zijn veel verwerkers. Wij helpen het dossier dat daarbij hoort georganiseerd te houden: registers, verwerkersafspraken, bewaartermijnen en incidenten. Wij richten ons op uitvoeringsorganisaties en toeleveranciers van gemeenten. Het blijft niet bij een oplevering: we blijven tot uw team er gewoon mee werkt.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Veel afdelingen, veel systemen, weinig overzicht.

Elke afdeling heeft eigen systemen.

Niemand heeft het totaaloverzicht.

Welke leveranciers hebben toegang?

De inkoop kent de lijst, de privacyfunctionaris niet.

Een burger vraagt inzage.

Het antwoord moet uit tien systemen komen.

Zo pakken we het aan

We richten het dossier per afdeling in, zodat het te beheren blijft.

Afdelingen in kaartWelke verwerkingen en systemen er per afdeling zijn.
Verwerkers koppelenLeveranciers en overeenkomsten per verwerking.
JaarcyclusEen vaste ronde waarin afdelingen hun deel herzien.

Wat u krijgt

Een dossier voor een organisatie met veel verwerkingen.

Register per afdelingVerwerkingen, doelen en termijnen.
VerwerkersoverzichtAlle leveranciers met afspraken.
InzagerouteHoe verzoeken door de organisatie lopen.
BegeleidingWe lopen de cyclus met uw team door.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over privacy in uw organisatie

AVG privacy in de praktijk: beleid dat uw team kentEen privacyverklaring op de website is niet genoeg. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.AVG en privacy: wat is het verschil en wat regelt uAVG is de wet, privacy is het bredere begrip. Wat u in de praktijk moet vastleggen en bijhouden. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.AVG in het onderwijs: leerlinggegevens aantoonbaar beheerdScholen en opleiders verwerken gegevens van kinderen. Leg vast welke, waar en hoe lang. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.AVG in het onderwijs: leermiddelen, leveranciers en oudersOnderwijs werkt met veel digitale leermiddelen. Leg vast welke leerlinggegevens waar staan en bij wie. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.De FG van de gemeente stelt vragen aan u als leverancierLevert u diensten aan een gemeente? Dan stelt de FG van die gemeente eisen aan uw gegevensverwerking. Met een voorproefje: documenten en vervaldata.Privacy en AVG: wat u in uw bedrijf moet kunnen laten zienPrivacy is het onderwerp, de AVG de wet. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en voorbeeld-vervaldata, op maat.AVG privacy regels als huisregels voor uw teamDe wettelijke regels vertaald naar huisregels waar medewerkers zich aan houden. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.AVG-regels voor het onderwijs: leerlingen, ouders, leveranciersDe AVG-regels voor onderwijs gaan over leerlinggegevens, ouders en leveranciers. Zo legt u het vast. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.

Alles over privacy in uw organisatie → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Is een FG verplicht voor gemeenten?

Ja, voor overheidsorganen. Wij zorgen dat de FG goed wordt voorzien van informatie.

Werken jullie voor gemeenten zelf?

We richten ons op mkb-bedrijven en kleinere uitvoeringsorganisaties die voor gemeenten werken. Neem contact op voor de passendheid.

Hoe gaan jullie om met burgergegevens?

We werken met beschrijvingen van uw verwerkingen, niet met de burgergegevens zelf.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank