Compliance en dossiers

AVG in het onderwijs: leerlinggegevens aantoonbaar beheerd

Onderwijsorganisaties werken met gegevens van minderjarigen, ouders, docenten en vaak met veel leveranciers van leermiddelen. Dat maakt de AVG ingewikkeld. Wij helpen een school of opleider het overzicht te maken: welke gegevens, in welke systemen, met welke leveranciers en hoe lang bewaard. Juridisch advies geven wij niet. We bouwen het zoals het bij u past en blijven totdat het in uw eigen ritme zit.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Elke leraar kiest zijn eigen app.

Welke leermiddelen hebben leerlinggegevens?

De ICT-coördinator weet het niet allemaal.

Hoe lang bewaren we toetsresultaten?

Het antwoord verschilt per docent.

Ouders vragen om inzage.

De informatie staat in vijf systemen.

Zo pakken we het aan

We beginnen bij de systemen en leveranciers die leerlinggegevens zien.

Systemen en appsWat in gebruik is, wat het verwerkt en wie het beheert.
LeveranciersafsprakenOvereenkomsten en afspraken per aanbieder.
Bewaar- en inzagerouteTermijnen per soort gegeven en een vaste manier om verzoeken af te handelen.

Wat u krijgt

Een overzicht van leerlinggegevens en leveranciers.

SystemenregisterAlle apps en systemen met leerlinggegevens.
VerwerkerslijstLeveranciers en afspraken.
BewaartermijnenPer soort gegeven.
Instructie voor docentenWat ze wel en niet doen met nieuwe apps.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over privacy in uw organisatie

AVG in het onderwijs: leermiddelen, leveranciers en oudersOnderwijs werkt met veel digitale leermiddelen. Leg vast welke leerlinggegevens waar staan en bij wie. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.AVG-regels voor het onderwijs: leerlingen, ouders, leveranciersDe AVG-regels voor onderwijs gaan over leerlinggegevens, ouders en leveranciers. Zo legt u het vast. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.AVG privacy in de praktijk: beleid dat uw team kentEen privacyverklaring op de website is niet genoeg. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Arbo onderwijs: gebouw, personeel en BHV van uw schoolArbo-verplichtingen voor scholen en onderwijsinstellingen: gebouw, personeel en BHV. Met een voorproefje: overzicht van uw documenten en vervaldata.AVG en privacy: wat is het verschil en wat regelt uAVG is de wet, privacy is het bredere begrip. Wat u in de praktijk moet vastleggen en bijhouden. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.AVG voor een gemeente: registers, verwerkers en rollenVoor gemeenten en gemeentelijke organisaties: verwerkingen, FG en verwerkers op orde en beheerd. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.BHV in het onderwijs: honderden leerlingen, een paar bedrijfshulpverlenersScholen hebben BHV nodig bij wisselende roosters en veel jonge bezoekers. Wij houden het bij. Met een voorproefje: documenten met vervaldata op een rij.Privacy en AVG: wat u in uw bedrijf moet kunnen laten zienPrivacy is het onderwerp, de AVG de wet. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en voorbeeld-vervaldata, op maat.

Alles over privacy in uw organisatie → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Mogen scholen elke app gebruiken?

Nee. Een nieuwe app die leerlinggegevens verwerkt, moet eerst worden beoordeeld. Wij leggen de route vast.

Hoe gaan jullie met leerlinggegevens om?

We werken met beschrijvingen van systemen en processen, niet met leerlinggegevens zelf.

Is dit alleen voor het basisonderwijs?

Nee. Ook voor middelbare scholen, mbo en commerciële opleiders.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank