Compliance en dossiers

Een AVG-verwerkingsovereenkomst: afspraken die u kunt aanwijzen

Een verwerkingsovereenkomst, ook verwerkersovereenkomst genoemd, legt vast wat een leverancier met uw persoonsgegevens mag doen. De tekst beoordeelt uw jurist. Wat u zelf moet kunnen: laten zien met wie u er een hebt, sinds wanneer, voor welke gegevens en wie intern verantwoordelijk is. Wij houden dat overzicht bij. We bouwen het zoals het bij u past en blijven totdat het in uw eigen ritme zit.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

De overeenkomst is getekend, de versie is zoek.

Waar staat de getekende versie?

Bij een directeur die er niet meer is.

Geldt dit voor de nieuwe module?

De overeenkomst noemt alleen het oude pakket.

Welke leveranciers hebben er nog geen?

Niemand heeft het bijgehouden.

Zo pakken we het aan

We maken een overzicht van alle overeenkomsten en hun inhoud.

VerzamelenAlle bestaande overeenkomsten bij elkaar, met datum en leverancier.
Kernpunten noterenSoort gegevens, subverwerkers, locatie en meldtermijn in het overzicht.
BewakenHerziening bij een nieuwe dienst of wijziging van de leverancier.

Wat u krijgt

Een overzicht van alle verwerkingsovereenkomsten.

OvereenkomstenlijstMet versie en datum.
KernpuntenPer overeenkomst.
Ontbrekende overeenkomstenIn beeld.
HerzieningssignaalBij wijziging.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over avg-documenten en verwerkingsregister

AVG toestemming vastleggen en intrekbaar makenEen toestemming moet u kunnen aantonen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een AVG verwerkersovereenkomst voor elke leverancier die het nodig heeftElke leverancier die persoonsgegevens verwerkt, vraagt een overeenkomst. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een bewaartermijn AVG per soort gegevens in uw bedrijfVoor elke soort persoonsgegevens hoort een bewaartermijn. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Bewaartermijnen AVG omzetten naar een opruimroutineBewaartermijnen werken alleen als u ook opruimt. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Toestemming AVG: wie gaf wanneer waarvoor akkoordToestemming volgens de AVG vastleggen en kunnen aantonen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en een voorbeeld.Verwerkersovereenkomst AVG: per leverancier gesloten en bewaaktVerwerkersovereenkomsten onder de AVG bijhouden per leverancier. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een AVG bewaartermijn bepalen en bewakenDe AVG kent geen vaste bewaartermijn. U bepaalt en onderbouwt hem. Wij leggen hem vast. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.AVG bewaartermijnen per afdeling op één lijstBewaartermijnen per afdeling: HR, financiën, sales. Eén overzicht dat iedereen kan raadplegen. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.

Alles over avg-documenten en verwerkingsregister → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een verwerkingsovereenkomst en een verwerkersovereenkomst?

Niets. Het is hetzelfde document.

Moet ik met elke leverancier er een hebben?

Met elke leverancier die namens u persoonsgegevens verwerkt. Uw adviseur kan het per leverancier bepalen.

Kunnen jullie de overeenkomst opstellen?

Nee, dat is juridisch werk. Wij houden het overzicht bij.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank