Compliance en dossiers

Biometrische gegevens in uw bedrijf: wat u moet kunnen onderbouwen

Een vingerafdruk voor de toegangsdeur of gezichtsherkenning bij het inklokken is handig. Het zijn ook biometrische gegevens, een categorie waarvoor de AVG strenge regels kent. Wij beoordelen niet of u het mag, dat doet uw jurist. Wel leggen we vast wat u gebruikt, waarom, hoe lang u het bewaart en wie erbij kan. Op maat, en we blijven tot uw team het bijhoudt.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Biometrische toegang wordt vaak ingevoerd door facilitair of IT, zonder dat iemand de privacykant bekijkt.

De leverancier regelt het.

Maar wie weet wat er met de gegevens gebeurt?

Waarom gebruiken we een vingerafdruk?

Er is geen vastgelegde onderbouwing.

Medewerkers zijn er niet blij mee.

Een alternatief is niet geregeld.

Zo pakken we het aan

We leggen vast wat u gebruikt en waarom, zodat u er vragen over kunt beantwoorden.

Systemen in kaartWelke biometrische gegevens verwerkt uw bedrijf en in welke systemen.
Onderbouwing vastleggenDoel, grondslag en alternatieven, op basis van het oordeel van uw jurist.
Bewaking bij uw biometrieBewaartermijn, toegang en afspraken met de leverancier.

Wat u krijgt

Een dossier voor uw biometrische toepassingen dat vragen aan kan.

Overzicht van biometrische toepassingenWat, waarvoor, voor wie.
OnderbouwingsdocumentZoals uw jurist het vaststelt.
Afspraken met leverancierMet vervaldatum.
Instructie voor uw team bij uw biometrieWat u zegt als een medewerker erover vraagt.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen

Biometrische gegevens onder de AVG: extra zorg nodigBiometrische gegevens zoals vingerafdrukken vragen extra zorg. Leg vast of u ze gebruikt en op welke grond. Met een voorproefje van uw vervaldata.Biometrische gegevens en de AVG: wat u vooraf moet hebben liggenBiometrische gegevens vallen onder strenge AVG-regels. Wij helpen vastleggen wat u doet en waarom. Met een voorproefje: documenten en vervaldata in beeld.AVG gegevens op één lijst: wat, waar en voor wieWelke gegevens onder de AVG vallen en hoe u uw eigen overzicht maakt, per afdeling en systeem. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.Biometrische data op het werk: eerst afspraken, dan techniekVingerafdruk of gezichtsscan op het werk raakt aan de AVG. Wij leggen vast waarom en hoe lang. Met een voorproefje: documenten en vervaldata.Biometrische persoonsgegevens: een wachtwoord dat u niet kunt wijzigenBiometrische persoonsgegevens zijn gevoelig en niet te vervangen. Wij regelen toegang en verwijdering. Met een voorproefje: documenten en vervaldata.Gegevens beschermen zo dat u het kunt laten zienGegevens beschermen met afspraken die u kunt laten zien: wie mag wat, hoe lang. Met voorproefje van uw verplichte documenten.Gegevens en privacy in uw bedrijf in samenhang geregeldGegevens en privacy in uw bedrijf in samenhang geregeld: toegang, bewaring en bewijs. Met voorproefje van uw verplichte documenten.Gegevens opslaan met vaste afspraken over plek en toegangGegevens opslaan met duidelijke afspraken over plek, rechten en termijn. Wij leggen het vast. Met voorproefje van uw verplichte documenten.

Alles over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Mag een bedrijf biometrie gebruiken?

Alleen onder strenge voorwaarden. Uw jurist beoordeelt of het in uw situatie kan. Wij leggen de uitkomst vast.

Wat is een biometrisch gegeven?

Gegevens over lichamelijke kenmerken waarmee iemand wordt geïdentificeerd, zoals een vingerafdruk of gezicht. Voor de juridische uitleg verwijzen we naar uw adviseur.

Moeten we een alternatief bieden?

Dat kan nodig zijn. Uw jurist kan het aangeven. Wij leggen de afspraak vast.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank