Compliance en dossiers

Een datalek melden aan betrokkenen: duidelijk, snel en zonder paniek

Is het risico van een datalek hoog voor de personen, dan moet u hen zelf informeren, zonder onnodige vertraging. Wat zegt u dan? Wij helpen een heldere tekst voor te bereiden en een route klaar te zetten voor het versturen en de vragen die volgen.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

De melding aan de toezichthouder is technisch. De mail aan klanten is persoonlijk.

Wat schrijven we aan 2.000 klanten?

Niemand heeft dat ooit geoefend.

Mensen bellen terug.

De receptie weet niets.

Is er een hoog risico?

Daarover verschillen de meningen.

Zo pakken we het aan

Een boodschap die klaarstaat voordat u hem nodig heeft.

CriteriaWanneer is het risico hoog, en wie beoordeelt dat.
BoodschapEen heldere tekst: wat gebeurde, welke gegevens en wat de ontvanger kan doen.
Opvolging bij datalek melden aan betrokkenenWie de vragen beantwoordt en hoe u het bijhoudt.

Wat u krijgt

Zo staat de boodschap voor betrokkenen klaar:

Sjabloon voor de mail of briefOp uw toon en met invulvelden.
Vragenlijst voor de klantenserviceAntwoorden op wat mensen zullen vragen.
VerzendlijstHoe u de juiste mensen bereikt.
Logboek van de meldingWat u wanneer heeft gedaan.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over avg-documenten en verwerkingsregister

Rechten van betrokkenen: weten wie antwoordt als iemand iets vraagtBetrokkenen kunnen uw bedrijf vragen om hun gegevens. Met een voorproefje: een overzicht van uw verplichte documenten en voorbeeld-vervaldata, op maat.De rechten van betrokkenen praktisch geregeldHet recht van betrokkenen vraagt een betrouwbaar proces: ontvangst, identificatie, zoeken, antwoorden. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.De rechten van betrokkenen AVG: verzoeken afhandelen met een routeBetrokkenen kunnen inzage, correctie of verwijdering vragen. Met een voorproefje: een overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata, op maat.Rechten van betrokkenen AVG: een route met termijnenDe AVG kent rechten van betrokkenen en termijnen. Met een voorproefje: een overzicht van uw verplichte documenten en voorbeeld-vervaldata, op maat.AVG toestemming vastleggen en intrekbaar makenEen toestemming moet u kunnen aantonen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een AVG verwerkersovereenkomst voor elke leverancier die het nodig heeftElke leverancier die persoonsgegevens verwerkt, vraagt een overeenkomst. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een bewaartermijn AVG per soort gegevens in uw bedrijfVoor elke soort persoonsgegevens hoort een bewaartermijn. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Bewaartermijnen AVG omzetten naar een opruimroutineBewaartermijnen werken alleen als u ook opruimt. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.

Alles over avg-documenten en verwerkingsregister → · Kennisbank

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik betrokkenen informeren?

Als het datalek waarschijnlijk een hoog risico voor hen oplevert. Uw functionaris of jurist beoordeelt dat.

Wat moet er in het bericht staan?

Wat er gebeurd is, welke gegevens, de gevolgen en wat u eraan doet, plus een contactpunt.

Kan ik van de melding aan betrokkenen afzien?

In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij versleutelde gegevens. Dat beoordeelt uw jurist.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank