Compliance en dossiers

Gegevens verwerken en vastleggen waarom u dat doet

Wie persoonsgegevens verwerkt, moet kunnen uitleggen waarom, op welke grond en met wie. Wij maken een overzicht van uw verwerkingen en zorgen dat het actueel blijft, zodat uw team het zelf kan bijwerken.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Verwerkingen komen erbij. Het overzicht blijft achter.

We gebruiken dit gewoon voor de facturatie.

Het doel en de grondslag staan nergens opgeschreven.

De nieuwe tool slaat ook klantgegevens op.

Niemand heeft gevraagd of dat in het overzicht moet.

Een betrokkene vraagt wat we doen met zijn gegevens.

U moet het overzicht eerst reconstrueren.

Zo pakken we het aan

We volgen elke verwerking tot de bron.

Verwerkingen verzamelenWe lopen uw afdelingen en systemen langs en noteren elke verwerking.
Doel en grondslagPer verwerking leggen we vast waarvoor en op welke grond, in overleg met uw adviseur.
BijhoudenBij elke nieuwe tool of werkwijze past uw team het overzicht aan.

Wat u krijgt

Een actueel overzicht van wat u verwerkt.

VerwerkingenoverzichtAlle verwerkingen met doel, grondslag, bewaartermijn en eigenaar.
Koppeling aan systemenBij elk systeem zichtbaar welke verwerkingen erin plaatsvinden.
AanpassingsroutineEen vaste stap bij het starten van een nieuwe tool of werkwijze.
Uitleg aan uw teamWie vult het overzicht aan en wanneer.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over avg-documenten en verwerkingsregister

Een gegevens verwerking die u aan iedereen kunt uitleggenGegevens verwerking in uw bedrijf helder vastgelegd: wat, waarom en door wie. Wij bouwen het mee. Met voorproefje van uw verplichte documenten.Verwerken AVG: wat onder het begrip valt en wat u per verwerking regeltVerwerken onder de AVG: wat telt, welke grondslag, welk bewijs. Met een voorproefje: uw verplichte documenten en vervaldata.AVG toestemming vastleggen en intrekbaar makenEen toestemming moet u kunnen aantonen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een AVG verwerkersovereenkomst voor elke leverancier die het nodig heeftElke leverancier die persoonsgegevens verwerkt, vraagt een overeenkomst. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een bewaartermijn AVG per soort gegevens in uw bedrijfVoor elke soort persoonsgegevens hoort een bewaartermijn. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Bewaartermijnen AVG omzetten naar een opruimroutineBewaartermijnen werken alleen als u ook opruimt. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een privacy verklaring die klopt met uw verwerkingsregisterEen privacyverklaring die overeenkomt met wat uw bedrijf echt doet. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten.Toestemming AVG: wie gaf wanneer waarvoor akkoordToestemming volgens de AVG vastleggen en kunnen aantonen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en een voorbeeld.

Alles over avg-documenten en verwerkingsregister → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Is dit het verwerkingsregister?

Het overzicht lijkt daarop en kan als basis dienen. Of het juridisch voldoet, beoordeelt uw eigen adviseur.

Geldt dit ook voor kleine bedrijven?

Ook mkb-bedrijven met personeel en klanten verwerken persoonsgegevens. We maken het zo licht als past.

Wie vult het in?

De eigenaar van elke verwerking, met ons als vangnet in de eerste maanden.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank