Compliance en dossiers

Een privacy verklaring die klopt met uw verwerkingsregister

Een privacyverklaring op uw website is pas betrouwbaar als ze overeenkomt met wat u echt doet met gegevens. Wij zorgen dat de verklaring is gebouwd uit uw register, zodat ze klopt en meegroeit. We schrijven geen juridische teksten, dat blijft aan uw adviseur.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een verklaring kopiëren is makkelijk. Dat ze klopt, niet.

Die tekst hebben we ooit van een andere site.

Hij noemt systemen die wij niet gebruiken.

We zijn nieuwe tools gaan gebruiken.

De verklaring is niet aangepast.

Een klant vraagt hoe lang we zijn gegevens bewaren.

In de verklaring staat iets anders dan in de praktijk.

Zo pakken we het aan

De verklaring volgt het register, niet andersom.

Bestaande tekst naast het registerWe leggen uw huidige verklaring naast wat u echt doet.
Verschillen opsporenWat in de tekst staat, maar niet gebeurt, en andersom.
BijhoudenBij elke wijziging in het register zien u wat in de verklaring moet veranderen.

Wat u krijgt

Een verklaring en een register die hetzelfde zeggen.

Vergelijking tekst en praktijkEen lijst met verschillen.
Aanpassingsvoorstel voor uw adviseurDe gegevens die in de verklaring horen te staan.
Signalering bij wijzigingenEen melding als een verwerking wordt toegevoegd.
VersiebeheerWelke verklaring wanneer gold.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over avg-documenten en verwerkingsregister

Een privacybeleid dat meer is dan een documentEen privacybeleid wordt pas echt als het wordt toegepast. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata, op maat.Privacybeleid maken dat op uw bedrijf pastEen privacybeleid maken vraagt om input uit uw bedrijf. Met een voorproefje: verplichte documenten en voorbeeld-vervaldata, op maat gemaakt.Privacy voorwaarden die kloppen met wat uw bedrijf doetPrivacyvoorwaarden moeten kloppen met wat u doet. Met een voorproefje: een overzicht van uw verplichte documenten en voorbeeld-vervaldata, op maat.Privacy voorwaarden website: wat er staat en wat de site doetDe privacyvoorwaarden op uw site moeten kloppen met wat de site doet. Met een voorproefje: verplichte documenten en vervaldata, op maat.AVG toestemming vastleggen en intrekbaar makenEen toestemming moet u kunnen aantonen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een AVG verwerkersovereenkomst voor elke leverancier die het nodig heeftElke leverancier die persoonsgegevens verwerkt, vraagt een overeenkomst. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een bewaartermijn AVG per soort gegevens in uw bedrijfVoor elke soort persoonsgegevens hoort een bewaartermijn. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Bewaartermijnen AVG omzetten naar een opruimroutineBewaartermijnen werken alleen als u ook opruimt. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.

Alles over avg-documenten en verwerkingsregister → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Schrijven jullie de privacyverklaring?

Nee. Wij leveren de gegevens uit uw register. De juridische tekst beoordeelt uw eigen adviseur.

Moet de verklaring op de website?

Dat hangt af van uw situatie en wordt door uw adviseur bepaald. Wij zorgen dat de inhoud klopt.

Wat als we een nieuwe tool in gebruik nemen?

Dan komt die in het register en u krijgt een melding dat de verklaring moet worden bekeken.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank