Compliance en dossiers

Privacy voorwaarden die kloppen met wat uw bedrijf doet

Privacyvoorwaarden vertellen klanten en bezoekers wat u met hun gegevens doet. Ze zijn pas geloofwaardig als ze kloppen met de praktijk. Wij vergelijken uw voorwaarden met wat er daadwerkelijk gebeurt en houden bij wanneer ze zijn nagekeken. De juridische tekst laat u opstellen door uw adviseur. Op maat, en we blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Voorwaarden die beloven wat het bedrijf niet doet, zijn een risico.

Ze zijn nooit aangepast.

Intussen is het systeem drie keer vervangen.

Staat er wat we doen?

Niemand heeft het vergeleken.

Wie heeft ze goedgekeurd?

Een naam of datum staat er niet.

Zo pakken we het aan

Vergelijk de belofte met de praktijk.

LezenDe voorwaarden naast uw gegevensoverzicht.
AfwijkingenWaar belofte en praktijk niet samenvallen.
Nieuwe versie vaststellenEen nieuwe versie met datum, eigenaar en goedkeuring.

Wat u krijgt

Voorwaarden die u kunt verdedigen.

Belofte naast praktijkWat de voorwaarden zeggen en wat u doet.
Verschillen en voorstellenVerschillen met een voorstel om ze op te lossen.
VersieregisterElke versie met datum en goedkeuring.
Jaarlijks controlemomentEen vast moment per jaar waarop de voorwaarden naast de praktijk worden gelegd.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over avg-documenten en verwerkingsregister

Alles over avg-documenten en verwerkingsregister → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Schrijven jullie de voorwaarden?

Nee. Dat doet uw adviseur. Wij helpen controleren of de tekst klopt met de praktijk.

Hoe vaak moeten voorwaarden worden bijgewerkt?

Bij elke relevante wijziging en periodiek. Wij bewaken het moment.

Moeten klanten opnieuw instemmen bij een wijziging?

Dat is een juridische vraag voor uw adviseur.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank