Compliance en dossiers

Welke gegevens van uw website worden verzameld en bewaard?

Bezoekers laten gegevens achter via formulieren, chat en bestelling, en uw site doet het ook zelf via statistiek en advertentietools. Wij helpen u een overzicht te maken van welke gegevens waar terechtkomen, hoe lang ze blijven en wie ze kan inzien.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Gegevens van een website belanden op meer plekken dan u denkt.

De formulieren komen in mijn mail.

Maar ook in het CRM en bij de webbouwer.

Wij bewaren niks.

Totdat u het logboek bekijkt.

Wie ziet de gegevens van onze bezoekers?

Het antwoord is langer dan gedacht.

Zo pakken we het aan

We volgen de gegevens van het formulier tot de opslag.

Per formulier nalopenWaar gaat de inzending heen, wie kan erbij en hoe lang blijft hij staan.
Bewaartermijnen instellenWe stellen de periode in en leggen vast hoe verwijdering gebeurt.
Rechten per rolAlleen wie gegevens nodig heeft voor zijn werk, krijgt toegang.

Wat u krijgt

Overzicht en orde in de gegevens van uw site.

GegevensoverzichtPer formulier, tool en opslagplek wat er staat.
VerwijderroutineOude inzendingen verdwijnen op het afgesproken moment.
ToegangslijstWie bij welke gegevens kan.
Instructie voor beheerdersWe leren uw webbeheerder dit zelf te onderhouden.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen

Biometrische gegevens in uw bedrijf: wat u moet kunnen onderbouwenBiometrie is een bijzonder persoonsgegeven. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.AVG gegevens op één lijst: wat, waar en voor wieWelke gegevens onder de AVG vallen en hoe u uw eigen overzicht maakt, per afdeling en systeem. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.Gegevens beschermen zo dat u het kunt laten zienGegevens beschermen met afspraken die u kunt laten zien: wie mag wat, hoe lang. Met voorproefje van uw verplichte documenten.Gegevens en privacy in uw bedrijf in samenhang geregeldGegevens en privacy in uw bedrijf in samenhang geregeld: toegang, bewaring en bewijs. Met voorproefje van uw verplichte documenten.Gegevens opslaan met vaste afspraken over plek en toegangGegevens opslaan met duidelijke afspraken over plek, rechten en termijn. Wij leggen het vast. Met voorproefje van uw verplichte documenten.Persoonlijke gegevens privacy binnen uw bedrijf praktisch geregeldGegevens privacy praktisch regelen: wie mag erbij, hoe lang bewaart u ze, en wat legt u vast? Met voorproefje van uw verplichte documenten.Privacy gegevens in kaart: wat u heeft, waar en voor wiePrivacygevoelige gegevens verdienen bescherming die u kunt aantonen. Met een voorproefje: uw verplichte documenten en vervaldata, op maat gemaakt.VCA gegevens van uw medewerkers: bewaren zonder privacyproblemenVCA-gegevens van medewerkers veilig bewaard. Met een voorproefje: uw verplichte documenten en vervaldata.

Alles over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Kunnen jullie gegevens van onze site verwijderen?

We richten de routine in. De keuzes over bewaartermijnen maakt u met uw adviseur.

Moet ik elke inzending bewaren?

Dat hangt af van doel en wettelijke eisen. We leggen uw keuze vast en bewaken de uitvoering.

Werkt dit ook met een webshop?

Ja, ook bestelgegevens horen in het overzicht.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank