Compliance en dossiers

Weer Nederland: wat uw bedrijf doet bij een weerwaarschuwing

Het KNMI waarschuwt bij zwaar weer met kleurcodes. Dan moet binnen uw bedrijf duidelijk zijn wie wat doet: wie stopt het werk, wie belt de ploegen, wie meldt het aan klanten. Wij leggen dat vast in een eenvoudig draaiboek in uw dossier, met namen en vervangers. Op maat, en we blijven tot uw team het kent.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Bij een waarschuwing wordt veel snel besloten en weinig vastgelegd.

Er is code oranje.

Niemand weet of dat voor ons betekent dat we stoppen.

De directeur is op vakantie.

De vervanger is niet bekend, dus er gebeurt niets.

Klanten bellen.

Iedereen geeft een ander antwoord.

Zo pakken we het aan

We vertalen een waarschuwing naar een korte, duidelijke reeks acties.

Scenario's kiezenWelke waarschuwingen raken uw werk en welke niet.
Beslisser en vervangerPer scenario één naam, plus een tweede naam.
Draaiboek testenWe lopen het één keer door met uw team, zodat het geen papier blijft.

Wat u krijgt

Een draaiboek dat in een crisis te vinden is en gevolgd wordt.

Draaiboek per waarschuwingWat stopt, wat doorgaat, wie belt.
ContactlijstWie moet er worden bericht, met een vervanger.
Een oefenmomentWe spelen een scenario met uw team na en verbeteren het draaiboek.
HerzieningEen jaarlijkse herinnering om namen en nummers te controleren.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over overige onderwerpen

Alles over overige onderwerpen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Kan een weerwaarschuwing automatisch bij ons binnenkomen?

In sommige gevallen wel, via een melding van een weerdienst. Het draaiboek is nodig om te weten wat u ermee doet.

Wat zegt de wet over werken bij code oranje?

Dat bepalen wij niet. Voor juridische vragen raadpleegt u uw adviseur of de arbodienst. Wij leggen vast wat u hebt besloten.

Werkt dit ook voor kantoren?

Ja, bijvoorbeeld voor bereikbaarheid en thuiswerken bij zwaar weer, al is het draaiboek dan veel korter.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank