Compliance en dossiers

Persoonsgegevens en de AVG: wat u moet kunnen laten zien

De AVG vraagt dat u weet welke persoonsgegevens u verwerkt, waarom en hoe lang. Wij brengen dat in kaart en zetten het in een register met afspraken, verwerkers en bewaartermijnen. We blijven tot uw team het zelf bijhoudt. Geen juridisch advies, wel de inrichting.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

U heeft veel gegevens. Of u weet welke, is een andere vraag.

Waar staan klantgegevens eigenlijk?

In het CRM, in Excel, in mailboxen en op een USB-stick.

Wie mag erbij?

Dat is gegroeid en niet vastgelegd.

Een klant vraagt om inzage.

U moet gaan zoeken.

Zo pakken we het aan

Eerst in kaart brengen wat er is, dan afspraken vastleggen.

Gegevens inventariserenWe lopen uw afdelingen langs en leggen vast welke persoonsgegevens u gebruikt.
Register opstellenPer verwerking: doel, grondslag, bewaartermijn en verwerkers.
Afspraken borgenWie toegang heeft en wat er bij een verzoek gebeurt.

Wat u krijgt

Een register waar u in één minuut antwoord uit haalt.

Register van uw verwerkingenAlle verwerkingen met doel en bewaartermijn.
ToegangsoverzichtWie bij welke gegevens kan.
VerzoekenlogboekInzage, correctie en verwijdering vastgelegd.
Collega's weten wat vast te leggenUw collega's leren wat zij moeten vastleggen.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen

AVG persoonsgegevens: een overzicht van wat uw bedrijf bewaartVoor u iets kunt beschermen, moet u weten welke persoonsgegevens u heeft. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Autoriteit Persoonsgegevens en AVG: uw dossier op ordeWat de toezichthouder van u kan vragen onder de AVG, en hoe u dat vastlegt zonder gedoe. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.Autoriteit Persoonsgegevens en de AVG: structureel op ordeWat de Autoriteit Persoonsgegevens onder de AVG kan vragen, en hoe u dat structureel regelt. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.Een bewaartermijn voor persoonsgegevens die u kunt verantwoordenVoor persoonsgegevens geldt: niet langer bewaren dan nodig. Leg vast per type en ruim op. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.Persoonsgegevens bewaren volgens de AVGPersoonsgegevens bewaren onder de AVG: leg vast waar ze staan, wie erbij kan en wanneer ze weg moeten. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.Verwerken van persoonsgegevens: bijna alles wat u doetBijna alles wat u met persoonsgegevens doet is verwerken. Leg vast wat, waarom en met welke grond. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.Wetgeving persoonsgegevens: de AVG en de regels eromheenWetgeving over persoonsgegevens bestaat uit de AVG, de Uitvoeringswet en sectorregels. Zo houdt u het overzicht. Met een voorproefje van uw vervaldata.Bewaartermijn persoonsgegevens volgens de AVG, zonder bergen papierDe AVG vraagt dat u gegevens niet langer bewaart dan nodig. Wij richten het in. Met een voorproefje: overzicht van uw documenten met vervaldata.

Alles over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Zijn jullie een juridisch adviseur?

Nee. Of uw verwerkingen juridisch kloppen, beoordeelt uw eigen adviseur. Wij zorgen dat het register en de afspraken bestaan en worden bijgehouden.

Moeten we een functionaris gegevensbescherming hebben?

Dat hangt af van uw organisatie. Dat beoordeelt u met uw adviseur. Wij richten het register in dat die functionaris nodig heeft.

Hoe lang duurt het vullen van het register?

Dat hangt af van het aantal afdelingen en systemen. We beginnen met de afdeling die de meeste gegevens heeft.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank