Compliance en dossiers

Privacy gegevensbescherming als dagelijkse routine

Gegevensbescherming slaagt als het niet een project maar een routine is: een register dat wordt bijgewerkt, toegang die wordt gecontroleerd, medewerkers die weten wat te doen. Wij bouwen de routines in uw dossier, met eigenaren en vaste momenten. Op maat, en we blijven tot uw team het zelf draait.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Gegevensbescherming die van één persoon afhangt, valt weg als die persoon wegvalt.

Dit deed die ene collega altijd.

Hij zit nu op een andere afdeling.

Wanneer is dit voor het laatst gecontroleerd?

Er is geen routine.

Wat moeten we doen bij een incident?

Er is een procedure, maar niemand kent hem.

Zo pakken we het aan

Routines met een eigenaar en een datum.

Routines kiezenWelke taken terugkeren en hoe vaak.
Twee namen per routineElke routine krijgt een eigenaar en een vervanger, zodat ze doorgaan bij ziekte of vertrek.
Bewijs per rondeElke uitvoering wordt vastgelegd.

Wat u krijgt

Een jaarwiel voor gegevensbescherming.

RoutinelijstAlle terugkerende taken met frequentie.
Twee namen per taakVoor elke routinetaak een eigenaar en een vervanger.
RondebewijsPer uitvoering een korte notitie.
Gedaan en overgeslagenWat dit jaar is gedaan en wat is overgeslagen, op een lijst.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over functionaris gegevensbescherming

Privacy en gegevensbescherming: het recht en de uitvoeringPrivacy is het recht, gegevensbescherming de uitvoering. Met een voorproefje: een overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata, op maat.Het verschil privacy officer en functionaris gegevensbescherming: titel tegenover wettelijke positiePrivacy officer en FG naast elkaar: rol, positie en wat uw dossier moet doen. Met een voorproefje: uw verplichte documenten en vervaldata.Een functionaris gegevensbescherming en wat die in uw bedrijf doetEen FG heeft een eigen positie in de organisatie. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een functionaris voor gegevensbescherming, intern of extern aangesteldIntern of extern, uw FG heeft een dossier en een overleg nodig. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een privacy officer die niet alleen staatHeeft uw bedrijf een privacy officer nodig? Wij bouwen het register en de procedures. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten.Gegevensbescherming onder de AVG: maatregelen die u kunt tonenGegevensbescherming onder de AVG gaat over passende maatregelen. Welke u hebt en hoe u dat toont. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.De functionaris voor de gegevensbescherming: de wettelijke toezichthouder in uw bedrijfDe functionaris voor de gegevensbescherming bewaakt de AVG-naleving. Wij maken de functie werkbaar. Met een voorproefje: documenten en vervaldata.Gegevensbescherming AVG: vastleggen wat u doet en het bijhoudenGegevensbescherming volgens de AVG gaat om aantoonbaarheid: vastleggen, bewaken, herzien. Met voorproefje van uw verplichte documenten.

Alles over functionaris gegevensbescherming → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Wat bedoelt u met routines?

Taken die elk kwartaal of jaar terugkomen, zoals toegangscontrole of registerronde. Wij zetten ze in een kalender met herinneringen.

Wat als iemand vertrekt?

De vervanger neemt de taak over. Bij een vertrek wijzen we de nieuwe eigenaar aan.

Kunnen we ook de IT-partij erin opnemen?

Ja. Taken van de IT-partij krijgen hun eigen onderdeel.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank