Compliance en dossiers

De soorten certificaten die bedrijven bijhouden en hoe ze verschillen

Een bedrijf heeft te maken met drie soorten certificaten: persoonscertificaten van medewerkers, bedrijfscertificaten zoals ISO of VCA, en product- of installatiekeuringen. Elk heeft een eigen eigenaar en verloopt anders. Wij zetten ze naast elkaar in één dossier met vervaldata en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Drie soorten certificaten, drie soorten bijhouden, één persoon die het moet onthouden.

Die van de medewerkers staan bij HR.

Het bedrijfscertificaat bij kwaliteit.

Wie weet hoe de keuring van de heftruck zit?

De inkoper.

Welke certificaten heeft de klant nodig?

We zoeken per offerte.

Zo pakken we het aan

We ordenen op soort en houden het bijhouden gelijk.

Soorten onderscheidenPersoon, bedrijf en middel krijgen elk hun lijst.
Eigenaar kiezenPer soort is er iemand verantwoordelijk.
Eén kalenderVervaldata van alle soorten komen op dezelfde kalender.

Wat u krijgt

Een overzicht waarin elk certificaat zijn plek heeft.

Lijst van certificaten per soortPersoon, bedrijf en middel apart, met de einddatum per certificaat.
Eigenaar per soortDuidelijk wie welke soort bijhoudt en wie zijn vervanger is.
Eén kalender voor alle vervaldataAlle soorten op één plek, zodat een planner niet drie lijsten hoeft te raadplegen.
Rondleiding door de lijstHoe men zijn eigen onderdeel bijhoudt.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over audit, certificaten en vervaldata

Alle certificaten van uw bedrijf in één overzicht, met einddatumAlle certificaten van uw bedrijf met geldigheid en eigenaar. Met een voorproefje: een overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.De VCA-certificaten van uw medewerkers op één lijstDiploma's en VCA-certificaten van uw medewerkers verlopen op eigen tijd. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Uw NEN certificaten bijgehouden en bewaaktNEN certificaten bijhouden met vervaldata en bewijsstukken. Met een voorproefje: overzicht van uw certificaten en voorbeeld van vervaldata.Bouwcertificaten van uw ploegen op één plek, met einddatumCertificaten van uw bouwploegen op één plek met einddatum. Met een voorproefje: een overzicht van uw documenten met een voorbeeld van vervaldata.Erkende certificaten: welke tellen echt voor uw opdrachtgevers?Welke certificaten erkennen klanten en overheid? Wij leggen vast welke u nodig heeft. Met een voorproefje: documenten met voorbeeld van vervaldata.Materiaalcertificaten die u per project kunt terugvindenMateriaalcertificaten van leveranciers, gekoppeld aan project en partij. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Uw ISO-certificaat geldig houden, ook tussen audits inEen ISO-certificaat is drie jaar geldig als het dossier klopt. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Een VCA-certificaat voor uw bedrijf: dossier en vervaldataVoor een VCA-certificaat moet u veel kunnen aantonen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.

Alles over audit, certificaten en vervaldata → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Welke certificaten heb ik nodig?

Dat hangt af van uw sector, opdrachtgevers en wat de wet vraagt. We helpen eerst op te schrijven wat uw klanten vragen.

Kunnen jullie certificaten aanvragen?

Nee. Een aanvraag loopt via de uitgevende instelling. Wij houden bij wat u heeft en wanneer het verloopt.

Wat doe ik met oude of verlopen certificaten?

Die bewaren we met een status, zodat de historie klopt.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank