Hoe u een audit voorbereidt en certificaten, diploma's en keuringen bijhoudt met vervaldata, zodat niets ongemerkt verloopt. Uitleg voor het mkb.
U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.
Een audit is een onafhankelijke controle of u doet wat u hebt vastgelegd of wat een norm of keurmerk vraagt. De auditor bekijkt documenten, spreekt met medewerkers en kijkt hoe het werk in de praktijk gaat. Het is geen examen waarvoor u slaagt of zakt, maar een beoordeling met bevindingen die u kunt oplossen. Meestal kost vooral het verzamelen van de stukken tijd.
Veel van die stukken hebben een einddatum: certificaten van medewerkers, keuringsbewijzen, vergunningen en verklaringen. Het grootste probleem is niet het verlengen, maar het vergeten dat het moet. Een certificaat dat verloopt, kan betekenen dat een medewerker niet mag werken of een machine stilstaat. Leg per document vast wie de eigenaar is, wanneer het verloopt en hoeveel tijd de verlenging kost.
Een dossier dat elke dag op orde is, maakt van een audit een routineklus. Daarom zetten wij uw verplichte documenten op één plek, ingedeeld zoals de auditor het wil zien, met vervaldata en een overzicht van wat ontbreekt. Het voorproefje geeft u een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna volgt een plan met plafondbedrag.
78 artikelen, op alfabet.
Controleer of alle verplichte documenten aanwezig en actueel zijn, deel ze in per onderdeel van de norm en loop interne bevindingen na. Spreek met uw team over wat een auditor kan vragen. Een korte checklist helpt.
Zet alles in één overzicht met per document de eigenaar, de vervaldatum en de stappen voor verlenging. Laat tijdig een herinnering sturen. Een spreadsheet werkt voor een paar documenten, daarna is een systeem handiger.
De auditor legt de afwijking vast en u stelt een plan op om haar op te lossen, binnen een afgesproken termijn. Bij ernstige afwijkingen kan het certificaat in gevaar komen. Houd bij wie wat oppakt.
Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.
Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.
Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Binnen één werkdag nemen we persoonlijk contact met u op, en plannen we een kennismaking waarin we het voorproefje samen bespreken.
Hoe beter we uw situatie kennen, hoe beter uw voorproefje aansluit. Wilt u een paar korte vragen beantwoorden? Dat duurt ongeveer een minuut.
Even kijken wat we nog willen weten
Daarmee maken we uw voorproefje. Tot snel.
We maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Vertel ons welke keurmerken of certificaten u nodig heeft.