Compliance en dossiers

Een melding over persoonsgegevens: een verzoek of een incident, in beide gevallen een termijn

Een melding over persoonsgegevens kan veel zijn: een klant die zijn gegevens wil inzien, een medewerker die een correctie vraagt, een collega die een incident meldt. Elk heeft een eigen route en termijn. Wij bouwen één punt waar ze binnenkomen en een register waarin de afhandeling staat. Wat u moet doen, beoordeelt uw jurist. Op maat, en we blijven tot uw team het zelf kan.

U krijgt een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata. Daarna een plan met plafondbedrag. Geen vage totaaloplossing.

Herkent u dit?

Een verzoek dat blijft liggen, is een probleem met een deadline.

Een klant vraagt om zijn gegevens.

De mail ging naar iemand die er niet is.

Wie beantwoordt dit?

Het is niemands taak.

Hebben we het binnen de termijn gedaan?

Niemand heeft de datum genoteerd.

Zo pakken we het aan

We maken van elke melding een zaak met een einddatum.

Eén ingangWe richten één adres of formulier in voor alle meldingen over persoonsgegevens.
Soort bepalen bij melding persoonsgegevensEen vaste lijst helpt bepalen of het een verzoek, incident of vraag is.
Afhandelen en vastleggenElke zaak krijgt een eigenaar, een termijn en een afsluiting.

Wat u krijgt

Een register waarin elke melding een einde heeft.

MeldpuntEén ingang.
ZaakregisterMet termijn en eigenaar.
StandaardantwoordenConcepten die uw jurist beoordeelt.
Begeleiding bij melding persoonsgegevensUw team leert de zaken afhandelen.

Zo werken we

Geen standaardpakket vol lege mappen. We bouwen op uw verplichtingen en blijven tot uw team het zelf bijhoudt.

In kaart brengen

We zetten op een rij welke documenten uw keurmerken en certificaten vragen, en waar ze nu staan.

Bouwen

We bouwen het overzicht, de herinneringen en het dossier, en zetten uw bestaande documenten erin.

Uw team houdt bij

We leren uw team het dossier bijhouden en lopen de eerste herinneringen samen door.

Opgeleverd

Opgeleverd betekent: uw verplichte documenten staan op één plek en uw team houdt ze zelfstandig actueel. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.

Uw team leert ermee werken

Een dossier blijft alleen op orde als iemand het bijhoudt. Daarom hoort begeleiding er altijd bij: we blijven tot het bijhouden routine is.

Onze beloftes

We noemen hier geen prijzen, omdat elke situatie anders is. Wel weet u vooraf waar u aan toe bent.

1Vooraf een plafondbedragNa het eerste gesprek maken we een plan voor uw situatie. Daarin staat een plafondbedrag. Zo komt u niet voor verrassende meerkosten te staan.
2Opgeleverd zodra het is opgelostWe werken aan het probleem waarvoor u kwam, en leveren op zodra dat is opgelost. Wilt u daarna verder? Dat kan. Het hoeft niet.
3Uw team leert ermee werkenTraining en begeleiding horen er altijd bij. We noemen het pas opgeleverd als uw team het ook echt gebruikt.
4Eén vaste contactpersoonVan het eerste gesprek tot de oplevering heeft u één aanspreekpunt dat uw situatie kent.
5Binnen één werkdag persoonlijk contactNa uw aanvraag hoort u binnen één werkdag van ons. Niet van een systeem, maar van een mens.
6DiscreetWat we voor u bouwen, is uw voorsprong. We noemen geen klanten en tekenen graag een geheimhoudingsverklaring.
7Veilig gebouwdElke oplossing bouwen we volgens de beveiligingsmaatregelen uit de ISO 27001-norm. Uw gegevens en die van uw klanten zijn goed beschermd.

Verder lezen over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen

Melding Autoriteit Persoonsgegevens: wat u moet kunnen laten zienEen melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens voorbereiden en vastleggen. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten.Een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens regelenMeldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens: welke zijn er, wie doet ze, waar legt u ze vast. Met een voorproefje: uw documenten en vervaldata op een rij.Meldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens: alles over de AP in één dossierAlle meldingen en correspondentie met de Autoriteit Persoonsgegevens op één plek. Met een voorproefje: overzicht van uw documenten en vervaldata.Een melding datalek waar het dossier bij kloptDe melding van een datalek is één stap. Het dossier eromheen bepaalt of u het kunt verantwoorden. Met een voorproefje van uw documenten en vervaldata.AVG persoonsgegevens: een overzicht van wat uw bedrijf bewaartVoor u iets kunt beschermen, moet u weten welke persoonsgegevens u heeft. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.De bescherming van persoonsgegevens in techniek en gedragPersoonsgegevens beschermen vraagt techniek en afspraken. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten en vervaldata.Persoonsgegevens en de AVG: wat u moet kunnen laten zienPersoonsgegevens en de AVG vragen een dossier dat klopt. Wij richten het in. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten.Persoonsgegevens beschermen: toegang, bewaartermijn en logboekPersoonsgegevens beschermen in de praktijk: toegang, bewaartermijnen en logboeken. Met een voorproefje: overzicht van uw verplichte documenten.

Alles over persoonsgegevens en rechten van betrokkenen → · Kennisbank

Ook interessant bij Polder Partners

Veelgestelde vragen

Moeten we binnen een termijn antwoorden op verzoeken van betrokkenen?

De AVG kent termijnen voor verzoeken van betrokkenen. Uw jurist bevestigt welke voor u gelden. Wij bewaken de datum.

Kunnen jullie een verzoek zelf afhandelen?

Wij richten de route in. De inhoudelijke afhandeling en beoordeling doet u met uw jurist.

Wat als iemand ons via social media aanspreekt?

Ook dat kan een melding zijn. We spreken af hoe u dat naar het meldpunt brengt.

Wat kost het?

Dat hangt af van uw situatie: het aantal keurmerken en certificaten, het aantal medewerkers en middelen dat u bijhoudt en hoeveel begeleiding u wilt. Na het eerste gesprek maken we een plan met een plafondbedrag. Zo weet u vooraf precies waar u aan toe bent.

Moet ik dan meer bij jullie afnemen?

Nee. U betaalt voor de oplossing van dit probleem. Ziet u daarna nog iets wat het oplossen waard is, dan kijken we daar samen naar.

Zie al uw vervaldata op een rij.

Vertel welke keurmerken of certificaten u nodig heeft. Wij maken een overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.

  1. Uw voorproefjeEen overzicht van uw verplichte documenten, met een voorbeeld van vervaldata.
  2. Een kennismaking van een half uurWe bespreken waar u op vastloopt en wat het oplevert.
  3. Een plan met plafondbedragZo weet u vooraf waar u aan toe bent.
Ik bel u zelf binnen één werkdag. Dan lopen we samen uw verplichte documenten door.uw vaste contactpersoon
Geen vage totaaloplossing. We beginnen bij uw grootste probleem. We gebruiken uw gegevens alleen voor uw voorproefje en het contact daarover.
Vraag uw voorproefje aan
Alles over Compliance en dossiers → · Kennisbank